Informativa sulla privacy

Versione del 10 ottobre 2026

Questa informativa spiega quali dati personali tratta Grammo, perché, con chi li condividiamo e come puoi esercitare i tuoi diritti (artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, il GDPR). Vale per chi visita il sito, per chi apre un account e per le persone i cui dati un locale inserisce in Grammo.

1. Chi è il titolare

Il titolare del trattamento è PRODG AI LAB S.R.L., che offre il servizio con il nome Grammo.

Ragione sociale: PRODG AI LAB S.R.L., società a responsabilità limitata
Sede legale: Viale Tenente Lena 14, 97100 Ragusa (RG), Italia
Partita IVA: 01895710885
Registro delle imprese: CCIAA del Sud Est Sicilia, REA RG-487990
Capitale sociale: € 10.000,00 sottoscritto, € 2.500,00 versato
Legale rappresentante: Giorgio Spadaro, amministratore unico
Email: info@prodgai.com
PEC: prodg@namirialpec.it

Per ogni richiesta sulla privacy scrivi a info@prodgai.com o alla PEC prodg@namirialpec.it. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per il trattamento che facciamo non è obbligatorio (art. 37 GDPR).

Siamo titolari dei dati dell’account, dell’abbonamento e della sicurezza del servizio. Per ciò che il tuo locale inserisce su fornitori, fatture e personale il titolare sei tu, e noi siamo il tuo responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): vedi il punto 3 e i termini di servizio.

2. Quali dati trattiamo

Account: nome, indirizzo email e password. La password è conservata solo come hash dal servizio di autenticazione: noi non la vediamo.
Il tuo locale: nome, città e tipo di locale, materie prime e prezzi, preparazioni e piatti, vendite, inventari e tutto ciò che inserisci.
Fatture dei fornitori: i file che carichi (XML, P7M, PDF, foto) e le righe lette. Contengono dati di imprese e, a volte, nomi di persone fisiche.
Dipendenti e collaboratori del locale (scheda Personale): nome, ruolo, area, tipo di contratto, date di inizio e fine del rapporto, costo aziendale mensile o orario, ore, straordinari e giorni di assenza di ogni mese, più il fatturato mensile del locale. Sono dati di persone che non usano Grammo: li inserisce il titolare. Non chiediamo né conserviamo codice fiscale, IBAN, indirizzo, retribuzione lorda o dati sanitari (le assenze sono solo un numero di giorni, senza motivo).
Abbonamento: partita IVA, codice destinatario SDI, PEC, indirizzo di fatturazione e stato dell’abbonamento. Li inserisci nel pagamento di Stripe e ci arrivano da lì. I dati della carta li tratta solo Stripe: Grammo non li vede e non li conserva.
Messaggi: le email che ci scrivi (assistenza, richieste sulla privacy, reclami) e le nostre risposte.
Dati tecnici: indirizzo IP e registri tecnici dei server, per la sicurezza e il funzionamento del servizio; il registro delle modifiche (chi ha cambiato ricette, righe delle ricette, prezzi, inventari e utenti del locale, e quando).
Codice partner: se arrivi da un link con ?ref=, il codice che identifica chi ti ha segnalato Grammo.

3. Perché li trattiamo e su quale base

Creare l’account, fornire il servizio, assisterti e mandarti le email di servizio (conferma dell’indirizzo, reimpostazione della password): esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
Gestire il costo del personale del tuo locale (incidenza sul fatturato, prime cost, peso di ogni dipendente): per i dati dei dipendenti il titolare del trattamento è il tuo locale, che li inserisce per la propria gestione, e PRODG AI LAB S.R.L. li tratta per tuo conto come responsabile (art. 28 GDPR), solo per mostrarteli e calcolarli. Li raccogli tu, con le informative che devi ai tuoi dipendenti: Grammo non li usa per altro.
Leggere le fatture e abbinare le righe alle tue materie prime, anche con l’AI: esecuzione del contratto. L’AI legge PDF e foto; per abbinare le righe può essere usata anche con XML e P7M. Anche qui il titolare dei dati contenuti nelle fatture è il tuo locale e noi siamo il responsabile.
Fatturazione, pagamenti e obblighi fiscali e contabili: esecuzione del contratto e obbligo di legge (art. 6.1.b e 6.1.c).
Sicurezza, prevenzione degli abusi e registri tecnici: legittimo interesse (art. 6.1.f).
Rispondere ai reclami e difendere un nostro diritto: legittimo interesse (art. 6.1.f).
Riconoscere il partner che ti ha segnalato Grammo e calcolarne il compenso: legittimo interesse (art. 6.1.f).

Chi vede i dati dei dipendenti: solo il titolare del locale e, se il titolare lo abilita da Personale, Obiettivi e accesso, anche i manager. Chef e sola lettura non vedono né la scheda né i numeri del personale, e il database lo impedisce, non solo l’interfaccia. Il servizio raccoglie solo i dati strettamente utili al calcolo (minimizzazione, art. 5.1.c GDPR); i dati di un locale non li vede nessun altro locale, e non li inviamo ad Anthropic né a Stripe. Il costo del titolare o di un familiare è facoltativo e indicato come figurativo.

Non facciamo marketing né profilazione. Non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti su di te: l’AI legge i documenti e propone gli abbinamenti, ma i prezzi cambiano solo dopo la tua conferma.

4. Chi riceve i dati

Ai dati accedono i nostri collaboratori autorizzati e vincolati alla riservatezza, solo quando serve (per esempio per assisterti). Usiamo poi fornitori che trattano i dati per nostro conto (responsabili del trattamento, art. 28 GDPR):

Hetzner Online GmbH (Germania): hosting nell’Unione Europea. Ospita i server con il database e i file delle fatture.
Brevo (Francia): invio delle email di servizio. Riceve il tuo indirizzo email e il testo del messaggio.
Sentry (Functional Software, Inc., dati conservati nell’Unione Europea): segnalazione degli errori tecnici dell’app. Riceve solo i dati dell’errore (messaggio, pagina, browser e l’identificativo interno dell’account); prima dell’invio togliamo email, indirizzo IP, cookie e contenuto delle richieste.
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda): pagamenti e abbonamenti. Per i propri obblighi di legge e antifrode Stripe agisce anche come titolare autonomo, con la sua informativa.
Anthropic: lettura di PDF e foto delle fatture e abbinamento delle righe alle tue materie prime. Le inviamo il contenuto delle fatture (il file di un PDF o di una foto; di ogni fattura, anche XML e P7M, fornitore, descrizione, unità e codice delle righe) e i nomi delle tue materie prime. Non le inviamo i dati dell’account.
Contabilità e fattura elettronica: per l’abbonamento emettiamo la fattura elettronica con i dati di fatturazione che hai indicato (ragione sociale, partita IVA, codice destinatario o PEC, indirizzo), tramite il nostro commercialista o un servizio di fatturazione elettronica. La fattura passa dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Posta elettronica aziendale: il fornitore della casella info@prodgai.com, per le email che ci scrivi.

Il partner che ti ha segnalato Grammo non ha alcun accesso al tuo account né ai dati del tuo locale. Per il suo compenso gli comunichiamo, al più, che hai sottoscritto un abbonamento. Comunichiamo dati ad autorità pubbliche solo se la legge lo impone.

Non vendiamo i dati a nessuno. Con ogni fornitore che tratta dati per nostro conto abbiamo un accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR).

5. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea

Database e file stanno in Germania. Anthropic tratta i dati fuori dallo Spazio economico europeo: il trasferimento avviene con le Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR). Stripe, Brevo e Sentry possono usare sub-responsabili fuori dallo Spazio economico europeo, con le garanzie previste dai loro accordi (SCC o decisione di adeguatezza). Puoi chiederci una copia delle garanzie scrivendo a info@prodgai.com.

6. Cookie e archiviazione locale

Usiamo solo strumenti tecnici: il cookie di sessione che ti tiene collegato dopo l’accesso, i cookie che completano i link delle email (conferma e reimpostazione della password) e, nel browser, il codice partner (grammo:ref) fino alla registrazione. Non usiamo cookie di analisi o di marketing né strumenti di terzi per tracciarti, e i caratteri sono serviti dal nostro dominio: per questo non c’è un banner dei cookie. L’elenco completo è nella informativa sui cookie.

7. Per quanto tempo li conserviamo

Account e dati del locale: finché l’account è attivo. Se lo elimini, cancelliamo l’account e i dati del locale: ricette, prezzi, fatture e relativi file, registro delle modifiche, dipendenti, consuntivi mensili e fatturato. Annulliamo anche l’abbonamento su Stripe. Archiviare un dipendente lo toglie dai mesi successivi ma ne tiene lo storico dei costi: per cancellare del tutto una persona usa «Elimina» nella sua scheda (spariscono anche i suoi consuntivi).
Fatture caricate: un caricamento non confermato lo elimini quando vuoi. Una volta confermato non si elimina più da solo: le sue righe e il file originale restano fino alla chiusura dell’account.
Account scaduto e non rinnovato: l’account passa in sola lettura e i dati restano lì, esportabili ed eliminabili da te quando vuoi, per permetterti di riprendere da dove avevi lasciato. Non li usiamo per altro. Se non intendi riattivarlo, eliminali dall’app o chiedici la cancellazione.
Dati di fatturazione: le fatture emesse e le scritture contabili le conserviamo per 10 anni, anche dopo la chiusura dell’account, per gli obblighi fiscali e contabili. Dopo la chiusura dell’account stanno nella nostra contabilità e su Stripe, non più nell’app.
Messaggi e reclami: il tempo necessario a rispondere e poi, per difendere un diritto, fino alla prescrizione (al più 10 anni).
Registri tecnici: stanno in file a rotazione di dimensione fissa, in cui i dati più vecchi vengono sovrascritti da quelli nuovi. Li usiamo solo per la sicurezza e per risolvere i guasti.
Copie di sicurezza: ogni notte copiamo database e file. Le copie si conservano per 14 giorni e poi vengono sostituite: un account eliminato resta nelle copie per questo tempo, senza essere riportato in linea.
Codice partner: resta nel tuo browser fino alla registrazione, poi lo togliamo; sull’account resta finché l’account esiste.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR). Da Grammo, in Impostazioni, alla voce “I tuoi dati”, esporti i dati del tuo locale in formato JSON ed elimini l’account. L’esportazione non comprende i file originali delle fatture né il registro delle modifiche: chiedili scrivendo a info@prodgai.com o alla PEC. Per ogni altra richiesta scrivi allo stesso indirizzo: rispondiamo entro 30 giorni.

Se sei una persona i cui dati sono nel locale di un cliente, per esempio un dipendente, il titolare è quel locale: rivolgiti a lui. Se scrivi a noi, gli inoltriamo la richiesta e lo aiutiamo a rispondere.

Se ritieni che il trattamento violi la legge, puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), anche senza passare da noi. Per un reclamo che non riguarda i dati personali vedi la pagina reclami.

9. Sei obbligato a darci i dati?

Nome, email e i dati del locale servono a fornire il servizio: senza non possiamo aprire l’account. Il codice partner e il caricamento delle fatture sono facoltativi.

10. Sicurezza

Le connessioni sono cifrate. I dati di ogni locale sono separati e il database lascia leggere e scrivere solo a chi ha accesso a quel locale. I file delle fatture stanno in un archivio privato, che legge solo il nostro server. Se c’è una violazione dei dati personali che ti riguarda, la notifichiamo al Garante e ti avvisiamo nei casi e nei termini di legge (artt. 33 e 34 GDPR).

11. Modifiche

Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in cima alla pagina e, per le modifiche importanti, ti avvisiamo per email.